LA IMPORTANCIA DE
ORGANIZAR EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS EN LA EMPRESA
Toda empresa por pequeña o grande que sea necesita comprar múltiples y
variados productos: tóner, papel, materias primas, café, etc. Alguien en la
empresa tendrá que hacerlo, queramos o no.
Curiosamente es uno de esos raros
departamentos que se relaciona con absolutamente todos los de la empresa (sin
excepciones) y tendrá que convivir de la forma más armoniosa posible.
Tiene una función claramente interna,
solucionar y satisfacer las necesidades de sus clientes internos, atendiendo
las peticiones que le lleguen y una función claramente externa: buscar los
proveedores adecuados y negociar, si procede, las mejores condiciones para
nuestra empresa.
También podemos hablar que tiene una
función económico-financiera, económico en tanto en cuanto debe cuidar los
costes y los gastos que en la empresa se produzcan y financiera ya que debe
negociar las mejores condiciones de financiación de los productos y/o servicios
comprados.
El departamento y las funciones de
compras-aprovisionamiento pueden ser contempladas desde una visión estratégica
en tanto que participara de los programas y los planes que se establezcan a
corto, medio y largo plazo, y táctica ya que deberá proceder con la operativa
del día a día, solucionando todo aquello que sea requerido al momento.
La búsqueda, evaluación y selección
de proveedores será una de las tareas que desde el departamento se deben
realizar, tarea sin duda de las más importantes que garanticen un suministro
continuado, de acuerdo a las especificaciones y requerimientos establecidos que
garanticen el mantener el nivel de calidad ofrecido a sus clientes.
Una parte sumamente interesante en
las funciones de compras es la negociación con los proveedores, siempre
atendiendo a la premisa ganar-ganar, haciendo socios, más que proveedores, en
quien confiar plenamente y teniendo siempre presente que trataremos con
personas no con entes, por lo que nuestra capacidad de relación estará siempre
manifestándose.
No podemos hablar de este tema sin
hacer referencia, de forma muy especial, a la parte ética, ya que dada la
naturaleza de las funciones pueden ser susceptibles de ofrecimientos y actos
que atenten contra los principios más elementales de la honestidad,
repercutiendo sin duda en nuestra propia imagen personal y la imagen que la
empresa pueda tener en el entorno en el que participa.
Y para finalizar, como no, se debe
hablar del futuro de las compras. Como internet y las nuevas tecnologías van
cambiando las formas y procesos en que se realizaran estas actividades.
Asistimos lentamente a la supresión de los documentos escritos sobre papel y
que se controlan de forma digital. Actualmente a quien no le suena los
conceptos de e-business, e-comerce, e-procurement. Un mundo cambiante al que
también nos debemos adaptar para no perdernos en la prehistoria.
En definitiva las
compras-aprovisionamientos es un mundo apasionante de relaciones internas y
externas que requieren un perfil profesional cuidado y bien formado por su
trascendencia en la contribución al beneficio, qué duda cabe que una buena
gestión eficiente (aunque algunas veces solo pueda ser eficaz) puede ahorrar
mucho dinero a nuestra empresa, algo que formara parte de nuestro cometido.
IL3-UB Máster y Postgrados
Formación en Marketing y Comunicación.
